Geschäfts-Mails von @gmail oder @t-online: kostet Sie das Kunden?
Was der Kunde sieht, bevor er Ihre Antwort liest
Stellen Sie sich vor, jemand hat drei Werkstätten angeschrieben. Zwei antworten am selben Tag. Die eine Antwort kommt von werkstatt-mueller1978@gmx.de. Die andere von info@werkstatt-mueller.de.
Beide Antworten können inhaltlich gleich gut sein. Der gleiche Preis, der gleiche Termin, die gleiche Freundlichkeit. Aber der Kunde liest zuerst, von wem die Mail kommt. Und die Adresse mit dem eigenen Firmennamen wirkt vom ersten Blick an fester, beständiger, wie ein Betrieb, den es auch nächstes Jahr noch gibt.
Das ist keine Panikmache. Es ist einfach das, was in dem halben Moment passiert, bevor jemand den ersten Satz liest. Und dieser halbe Moment entscheidet oft mit, ob Ihre Antwort ernst genommen wird oder ob sie neben der Werbung im Posteingang untergeht.
Warum eine private Adresse leicht wie Hobby wirkt
Eine Freemail-Adresse ist eine kostenlose E-Mail-Adresse bei Anbietern wie Gmail, GMX, Web.de oder T-Online. Technisch funktioniert die tadellos. Da geht keine Mail verloren, weil hinten "gmail" statt Ihr Firmenname steht. Das will ich klar sagen, damit hier keine Angst entsteht.
Aber es geht nicht um Technik, es geht um Signal. Ein paar Muster, die ich immer wieder beobachte:
- Eine Adresse mit Zahlen und Geburtsjahr (
sabine_kosmetik_87) wirkt privat, fast wie eine Nummer, die man sich schnell zusammengeklickt hat. - Eine
@t-online.de-Adresse wirkt oft nach: da macht jemand das nebenbei. Manchmal stimmt das ja auch, aber der Kunde weiß das nicht. - Wenn dieselbe Adresse gleichzeitig für den Newsletter vom Baumarkt und für Ihre Angebote genutzt wird, merkt man das der Mail nicht an. Aber Sie mischen damit privat und geschäftlich, und das rächt sich an anderer Stelle. Dazu gleich mehr.
Der Punkt ist nicht, dass eine Freemail-Adresse schlecht ist. Der Punkt ist, dass sie nichts über Ihren Betrieb erzählt. Sie trägt den Namen von Google oder der Telekom. Nicht Ihren.
Sie tippen diese Adresse ohnehin überall hin
Und jetzt kommt der Gedanke, der mir am wichtigsten ist. Sie schreiben diese E-Mail-Adresse sowieso jeden Tag hin. In jedes Angebot. Auf jede Rechnung. Unter jede Antwort. Ins Impressum, auf die Visitenkarte, in den Google-Eintrag.
Die Frage ist also nicht "brauche ich eine E-Mail-Adresse?" Die haben Sie längst. Die Frage ist nur: trägt die Adresse, die Sie hundertmal im Monat hinschreiben, Ihren Firmennamen oder den von jemand anderem?
Wenn Sie ohnehin eine eigene Domain haben, also Ihre Internet-Adresse wie werkstatt-mueller.de, dann gehört die passende E-Mail-Adresse einfach dazu. Sie zahlen für die Domain, Sie besitzen sie, und info@ oder kontakt@ auf dieser Domain kostet meist wenig extra oder ist beim Paket schon dabei. Das ist kein großes Technik-Projekt. Das ist ein Häkchen, das man setzt.
Falls Sie noch gar keine eigene Domain haben und unsicher sind, wem Ihre eigentlich gehört: das habe ich in einem eigenen Artikel ruhig auseinandergenommen. Denn eine Firmen-Mail nützt Ihnen nur, wenn die Domain wirklich auf Ihren Namen läuft.
Der stille Vorteil: die Sache mit dem Spam-Ordner
Es gibt noch einen Grund, über den kaum jemand redet, und der ist praktischer als die ganze Seriositäts-Frage.
E-Mail-Programme sortieren heute streng. Manche Mails landen beim Empfänger direkt im Spam-Ordner, ohne dass jemand etwas dagegen tut. Das passiert automatisch im Hintergrund. Und eine Adresse auf einer ordentlich eingerichteten eigenen Domain hat es dabei tendenziell leichter als eine schnell zusammengeklickte Freemail, mit der schon viele andere Leute alles Mögliche verschickt haben.
Ich will das nicht überhöhen. Auch Firmen-Mails können mal im Spam landen. Aber wenn Ihre Antwort auf eine Anfrage stumm im Spam-Ordner des Kunden verschwindet, ist das die ärgerlichste Art, einen Auftrag zu verlieren. Der Kunde denkt, Sie hätten sich nicht gemeldet. Dabei haben Sie geantwortet. Wie wichtig schnelle, ankommende Antworten sind, habe ich hier beschrieben. Eine Adresse, die seltener aussortiert wird, spielt genau da mit rein.
Privat und geschäftlich sauber trennen
Der dritte Nutzen ist für Sie selbst, nicht für den Kunden. Wenn Geschäftliches und Privates in einem einzigen Posteingang landen, geht die Anfrage vom Neukunden zwischen der Paketbenachrichtigung und der Mail von der Schwiegermutter unter. Man übersieht Dinge. Man antwortet spät.
Mit einer eigenen Firmen-Adresse können Sie das trennen. Alles Geschäftliche an einem Ort. Und wenn Sie irgendwann jemanden einstellen oder eine Vertretung brauchen, geben Sie einfach den Zugang zu info@ weiter, ohne Ihr privates Postfach zu öffnen. Das ist bei einer privaten Adresse deutlich unangenehmer.
Wann eine Freemail-Adresse wirklich reicht
Und jetzt die ehrliche Gegenrichtung, denn nicht jeder braucht das sofort.
Wenn Sie gerade erst anfangen, noch gar keine Website und keine Domain haben und erstmal testen wollen, ob Ihr Angebot überhaupt läuft: dann ist eine saubere Freemail-Adresse völlig in Ordnung. Nehmen Sie eine mit klarem Namen, also lieber sabine.mueller.kosmetik@gmail.com als sabsi_87_maus@.... Das reicht für den echten Start.
Wenn Ihr Betrieb ein reines Nebenprojekt ist, das Sie bewusst klein halten, kein Impressum, keine große Außenwirkung, dann müssen Sie hier auch nichts ändern. Zwingen Sie sich nicht zu etwas, nur weil es "professioneller" klingt.
Überfällig wird der Wechsel dann, wenn Sie regelmäßig mit Kunden arbeiten. Wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben. Wenn Sie eine Website oder einen Google-Eintrag haben, auf dem eine Adresse steht. Spätestens dann sollte diese Adresse Ihren Namen tragen, nicht den von Google. Es passt sonst einfach nicht zusammen: die Website heißt werkstatt-mueller.de, aber die Mail kommt von @gmx.de. Das merken Kunden.
Ein kleiner Schritt, kein großes Projekt
Ich sehe das nüchtern. Eine Firmen-Mail-Adresse ist kein Ding, für das Sie einen Berater brauchen oder tagelang etwas einrichten. In den meisten Fällen ist sie Teil des Domain- oder Website-Pakets, das Sie ohnehin haben, und die Umstellung dauert nicht lange. Kein Fachchinesisch nötig, das übernimmt in der Regel wer auch immer Ihre Domain betreut.
Wenn wir bei Luminary Performance eine Website bauen, gehört die passende E-Mail-Adresse auf Ihrer eigenen Domain für uns einfach dazu. Nicht als Zusatzverkauf, sondern weil eine Website mit info@ihrname.de rund ist und eine Website mit @gmail-Adresse im Impressum irgendwie halbfertig wirkt.
Sie müssen dafür nichts kaufen, um mal zu schauen. Wenn Sie ohnehin überlegen, wie Ihr Auftritt online wirkt, sehen Sie sich in Ruhe eine kostenlose Vorschau an, inklusive der Frage, wie Ihre eigene Firmen-Adresse aussehen würde. Erst schauen, dann entscheiden. Kein Druck.